Samarinda, Kaltimetam.id – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim sukses melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip pada Selasa, 5 November 2024.
Pemusnahan ini dilakukan dengan mematuhi pedoman yang telah ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk pengelolaan dokumen negara.
Kegiatan yang berlangsung di halaman kantor Dispora Kaltim ini dipimpin oleh Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, dan didampingi oleh Pelaksana Tugas (Plt) Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati.
Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, menekankan pentingnya kegiatan ini untuk menjaga efisiensi serta akurasi pengelolaan arsip di instansi pemerintahan.
“Kegiatan pemusnahan arsip ini merupakan langkah nyata dalam memastikan bahwa dokumen-dokumen yang tidak lagi relevan tidak menumpuk dan mengganggu proses administrasi. Arsip yang kami musnahkan hari ini adalah arsip yang sudah melewati masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna lebih lanjut, sebagaimana diatur oleh ANRI,” ujarnya.
Arsip yang dimusnahkan kali ini merupakan dokumen yang berasal dari tahun 2005 hingga 2011. Dokumen-dokumen tersebut telah melewati serangkaian evaluasi dan dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna administratif, hukum, maupun sejarah. Pemusnahan dilakukan secara sistematis untuk memastikan tidak ada informasi sensitif yang bocor ke pihak yang tidak berwenang.
“Proses pemusnahan ini telah melalui tahapan yang sangat teliti, termasuk peninjauan kelayakan arsip oleh tim internal dan eksternal. Semua dilakukan sesuai regulasi untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam pemusnahan dokumen penting,” tambah Sri Wartini.
Lebih lanjut, ia menjelaskan bahwa rencana pemusnahan arsip sebenarnya telah dimulai sejak dua tahun lalu. Namun, prosesnya memerlukan persiapan matang, termasuk koordinasi lintas instansi serta penyesuaian dengan aturan hukum yang berlaku.
“Pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Kami harus memastikan semua dokumen yang dimusnahkan telah melalui proses verifikasi ketat dan memiliki persetujuan dari pihak-pihak terkait. Oleh karena itu, meskipun rencana ini sudah ada sejak dua tahun lalu, baru tahun ini dapat direalisasikan,” ungkapnya.
Kegiatan pemusnahan arsip ini juga menjadi bukti komitmen Dispora dan DPK Kaltim dalam menjaga transparansi serta akuntabilitas di sektor pemerintahan. Seluruh proses dilakukan secara terbuka dengan melibatkan pihak-pihak terkait, termasuk perwakilan dari ANRI dan Inspektorat.
“Kami ingin memastikan bahwa kegiatan ini menjadi contoh praktik pengelolaan arsip yang baik bagi instansi lainnya. Transparansi adalah kunci utama dalam menjaga kepercayaan publik terhadap pengelolaan dokumen negara,” jelasnya.
Dengan terlaksananya pemusnahan arsip ini, Dispora dan DPK Kaltim berharap dapat terus meningkatkan kualitas tata kelola arsip di masa mendatang. Arsip yang masih aktif akan dikelola secara lebih efisien, sementara dokumen yang telah habis masa retensinya akan diproses sesuai ketentuan.
“Ke depan, kami berkomitmen untuk lebih cermat dalam pengelolaan arsip. Kami akan memastikan setiap dokumen memiliki jalur penyimpanan dan pemusnahan yang sesuai, sehingga tidak ada tumpukan arsip yang tidak bermanfaat di kantor kami,” pungkas Sri Wartini. (Adv/DISPORAKaltim/SIK)
Dapatkan informasi terbaru dan terkini di Instagram @Kaltimetam.id
