Samarinda, Kaltimetam.id — Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Samarinda menaruh perhatian serius terhadap rendahnya kesadaran masyarakat akan pentingnya arsip. Padahal, keberadaan arsip menjadi bukti sah dan sangat menentukan dalam berbagai urusan, baik berskala pribadi maupun kelembagaan.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Samarinda, Erham Yusuf, menegaskan bahwa selama ini banyak persoalan muncul hanya karena kurangnya pemahaman masyarakat akan pentingnya menyimpan dokumen secara rapi dan aman.
Salah satu contoh nyata yang ia angkat adalah kasus konflik perebutan wilayah antara Sumatera Utara dan Aceh yang pernah mencuat di masa lalu. Kedua pihak sempat saling klaim, namun akhirnya persoalan tersebut selesai ketika dokumen pendukung berhasil ditemukan.
“Begitu arsipnya ditemukan, diam semua. Selesai. Itulah kekuatan dokumen,” ujarnya, Jum’at (18/7/2025).
Erham menjelaskan bahwa situasi serupa sangat mungkin terjadi di tengah masyarakat. Ia mencontohkan kasus kehilangan sertifikat tanah yang kemudian menyulitkan pemilik untuk membuktikan hak kepemilikannya karena tak memiliki salinan dokumen.
“Kalau kita bersikeras mengatakan tanah itu milik kita, lalu buktinya apa? Kalau dokumennya hilang dan tidak ada arsipnya, jadi rumit,” tegasnya.
Sebagai langkah antisipasi, pihaknya kini mendorong masyarakat untuk mengubah kebiasaan penyimpanan dokumen secara manual menjadi digital. Layanan penitipan dokumen digital juga mulai dibuka, agar masyarakat dapat menyimpan salinan dokumen penting secara aman dan profesional.
“Sekarang masyarakat bisa menitipkan dokumen penting ke kami. Tidak lagi manual, tapi dialihmediakan. Disalin secara digital, lalu disimpan di sistem kami,” jelasnya.
Erham menambahkan, digitalisasi arsip adalah kebutuhan mutlak di tengah perkembangan zaman yang menuntut kecepatan, ketepatan, dan keamanan informasi. Tidak hanya bermanfaat bagi institusi pemerintahan, tapi juga sangat penting untuk urusan individu seperti ijazah, akta kelahiran, hingga surat kepemilikan.
Ia juga menekankan pentingnya edukasi publik agar masyarakat tidak lagi memandang arsip sebagai tumpukan kertas semata, melainkan sebagai dokumen bernilai hukum tinggi yang mampu melindungi hak-hak seseorang atau lembaga dalam berbagai situasi. (REE)
Dapatkan informasi terbaru dan terkini di Instagram @Kaltimetam.id
